海南省药品注册档案存量巨大，最早的药品注册档案可以追溯到1967年，截止到2010年已经有3万盒左右(按审批事项计算);而且随着企业新药、仿制药和补充申请申报事项的增加，海南省每年新增加药品注册档案3000盒左右。在海南省局办公楼13层，1000平方米的地面上，300多个铁皮柜及平铺一地的档案盒，场面蔚为壮观又让人无奈叹息。

　　2010年，海南省局下决心消化现有档案，对其实施电子化管理。2011年7月，档案整理工作正式启动，省局多次去省档案馆学习，并邀请档案馆领导现场指导，确定使用海南省档案系统的“琼兰档案管理系统”为药品注册档案管理系统。从此，在海南省局一间没有空调的房间里，注册处的档案整理人员从夏天一直干到2012年年初。为了防止“一步出错、满盘皆输”，省局制定了档案整理工作流程图，保证档案整理翔实准确。由于注册档案涉及企业品种特有的处方、工艺，具有很强的保密性，省局还制定了严格的保密措施，每个人的岗位相对固定，并指定专人使用移动硬盘和U盘，专人负责进出钥匙。

　　5台扫描仪、18箱打印纸、10斤拆掉的钉子、273个腾空的柜子，一共扫描(批件、处方、工艺、原辅料来源)40705页，这些数字换来的是海南省药品注册档案管理工作的焕然一新。如今，只要经过授权后进入“琼兰档案管理系统”，鼠标一点，每个企业每个品种的来龙去脉全部显现。海南省药品注册档案电子化管理，走在国内药品注册档案管理的前列。